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Cette politique décrit la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels par Telesonic Communications Inc. (TCI).

Elle gouverne la conduite des employés et des agents agissant au nom de TCI lorsque ceux-ci traitent avec des renseignements personnels. Elle met en place des procédures d'accès et de correction des renseignements personnels par les individus.

Les renseignements personnels comprennent les informations relatives à un individu pouvant être identifié ; des informations présentées sous n'importe quelle forme, telle que l'âge, le nom, le(s) numéro(s) d'identification(s), le revenu, l'origine ethnique, les opinions, les évaluations, le statut social, les actions disciplinaires, les dossiers de crédit, les dossiers de prêts, les dossiers médicaux.

Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le titre, l'adresse et le numéro de téléphone d'un employé ou d'une organisation.

La Politique de confidentialité de TCI est édictée en vertu de la Loi sur les renseignements personnels et les documents électroniques ; elle est en vigueur depuis le 1er janvier 2001.

La Politique de confidentialité de TCI est articulée autour de dix principes de confidentialité, lesquels sont :
1. Imputabilité
2. Identification des fins
3. Consentement
4. Limite de la collecte
5. Limite de l'utilisation, de la divulgation et de la rétention
6. Exactitude
7. Mesures de protection
8. Transparence
9. Accès des individus
10. Remise en cause de la conformité

PRINCIPE #1 -- IMPUTABILITÉ

TCI est responsable des renseignements personnels se trouvant sous son contrôle et désignera un ou des individus responsables de la conformité de l'organisation aux principes suivants.

1.1 La responsabilité relative au respect, par TCI, des principes de confidentialité relève de la direction générale de TCI et de la personne, ou des personnes, désignée(s) par la direction générale comme agent de protection de la vie privée, et ce, quoique d'autres individus au sein de l'organisation puissent être responsables de la collecte et du traitement, au jour le jour, des renseignements personnels. De surcroît, d'autres individus au sein de l'organisation pourraient être délégués pour agir au nom de la direction générale et de l'agent de protection de la vie privée.

1.2 L'équipe de direction de TCI a désigné le bureau suivant pour agir à titre d'agent de protection de la vie privée, afin de coordonner la conformité de l'organisation aux principes :
Attention : Agent de protection de la vie privée
c/o Telesonic Communications Inc.
140, Renfrew, bureau 200, Markham (Ontario) L3R 6B3
Télécopieur : 905 477-4905

1.3 TCI implantera des politiques et des pratiques pour donner effet aux principes, incluant :

(a) l'implantation de procédures pour protéger les renseignements personnels ;
(b) la mise en place de procédures de réception et de réponse aux plaintes et aux demandes d'informations ;
(c) la formation des employés et leur mise au courant des informations relatives aux politiques et aux pratiques de TCI ; et
(d) le développement de l'information expliquant les politiques et les procédures de TCI.

PRINCIPE #2 – IDENTIFIER LES FINS

TCI identifiera les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis au moment de la cueillette, ou avant.

(a) pour fournir un(des) service(s) et/ou des produits à ses clients ;
(b) pour maintenir des relations d'affaires et pour communiquer avec ses clients (ce qui comprend, sans y être limité, la facturation, la collecte, la publicité, la promotion, la vérification de compte) ;
(c) pour identifier les besoins et/ou les préférences de ses consommateurs ;
(d) pour respecter des exigences légales et en matière de réglementation ;
(e) pour administrer et gérer ses opérations commerciales. 2.2 Avant, ou au moment de, la cueillette des renseignements personnels, TCI fournira un avis des fins identifiées, et ce, par voie orale, par voie électronique ou par écrit.

2.3 Les personnes recueillant les renseignements personnels seront en mesure d'expliquer aux individus les fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis ou bien ils les réfèreront à une personne désignée par TCI, laquelle leur expliquera les raisons.

2.4 Lorsque les renseignements personnels qui ont été recueillis sont appelés à être utilisés pour des fins n'ayant pas été préalablement identifiées, la nouvelle fin sera identifiée avant l'utilisation des renseignements. À moins que la nouvelle fin soit requise par la loi, TCI obtiendra le consentement de l'individu avant que les renseignements soient utilisés en vertu de cette nouvelle fin.

PRINCIPE #3 – CONSENTEMENT

3.1 Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués sans le consentement de l'individu. Par exemple, des raisons légales, médicales ou de sécurité pourraient rendre impossible ou rendre peu pratique une demande de consentement. Lorsque les renseignements sont recueillis en vue de la détection ou de la prévention d'une fraude ou l'application de la loi, une demande de consentement pourrait annuler le but de la cueillette de l'information.   Demander un consentement pourrait être impossible ou inapproprié lorsqu'il y a une urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité de l'individu, ou lorsque celui-ci est d'âge mineur, gravement malade ou intellectuellement inapte. Dans d'autres circonstances, les renseignements peuvent être disponibles au public.   De surcroît, TCI peut fournir des renseignements personnels à ses avocats ou ses agents pour recueillir une dette, pour se conformer à une assignation à comparaître, un mandat ou tout autre ordre de la cour ou d'institutions gouvernementales demandant l'information en vertu d'une autorité légale ou d’autres prescriptions légales.

3.2 De manière générale, TCI recherchera le consentement pour l'utilisation ou la divulgation des renseignements au moment de leur collecte.   Dans certaines circonstances, le consentement relatif à l'utilisation ou à la divulgation peut être demandé après que les renseignements aient été recueillis, mais avant qu'ils ne soient utilisés (par exemple, lorsque TCI désire utiliser l'information pour une fin qui n'avait pas été préalablement identifiée).

3.3 TCI fera un effort raisonnable pour s'assurer que l'individu ait été avisé des fins pour lesquelles l'information sera utilisée.   De manière à rendre le consentement significatif, les fins seront énumérées d'une telle manière que l'individu pourra raisonnablement comprendre de quelles façons l'information sera utilisée ou divulguée.

3.4 TCI n'exigera pas, et ceci constitue une condition pour la livraison d'un produit ou d'un service, qu'un individu consente à la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements, qui vont au-delà de ce qui est requis pour remplir des fonctions légitimes et clairement spécifiées.

3.5 Le format du consentement recherché par TCI pourrait varier, dépendamment des circonstances et du type de renseignement divulgué.   En déterminant le format de consentement à utiliser, TCI prendra en considération la sensibilité de l'information et les attentes raisonnables de l'individu.  Un représentant autorisé (tel qu'un tuteur légal ou une personne possédant une procuration écrite) pourra également donner le consentement. 

TCI recherchera un consentement expressément accordé lorsque l'information pourrait vraisemblablement être considérée sensible.  

Un consentement implicite sera généralement considéré comme approprié lorsque les renseignements sont moins sensibles.   L'utilisation de services ou de produits par un client ou l'acceptation d'un emploi par un travailleur seront considérés comme des consentements implicites à la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels, et ce, pour toutes les fins identifiées.   

3.6 Un individu peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. TCI informera l'individu des répercussions d'un tel retrait. Pour pouvoir retirer son consentement, un individu doit en aviser TCI par écrit.

3.7 Dans le cas des renseignements personnels recueillis par TCI avant la publication de cette Politique de confidentialité, cette politique constituera un avis raisonnable aux présents clients et employés de TCI sur les fins et les utilisations pour lesquelles de telles informations ont été recueillies. Dans le cas où un individu s'objecterait à la poursuite de ces utilisations ou de ces divulgations, son consentement pourra être retiré en avisant TCI par écrit.  

PRINCIPE #4 – LIMITER LA COLLECTE

La collecte de renseignements personnels sera limitée à ce qui est nécessaire aux fins identifiées par TCI.   Les renseignements seront recueillis de manière juste et légale.

4.1 TCI recueille les renseignements personnels de ses clients et de ses employés pour les fins décrites en vertu du Principe #2.

4.2 TCI pourrait aussi recueillir des renseignements personnels de tiers, tels que des bureaux de crédit, des employeurs, des références personnelles ou de toute autre tierce partie qui affirme avoir le droit de divulguer les renseignements.

4.3 À l'égard de ses affaires électroniques, TCI pourrait utiliser un témoin électronique ("cookie") pour recueillir certains renseignements qui seront utilisés pour suivre les habitudes des utilisateurs sur son site Web.   Un témoin électronique est un fichier texte comportant un numéro d'identification unique, qui identifie le navigateur d'un utilisateur, non pas d'un individu en particulier. Un témoin électronique n'identifie pas un individu. De surcroît, TCI ne combine pas l'utilisation de témoins électroniques avec d'autres renseignements dans le but d'obtenir des informations d'identification personnelle. Si un individu ne désire pas utiliser de témoins électroniques, il/elle peut modifier les paramètres de son navigateur pour que celui-ci lui présente une notification ou lui permette de refuser les témoins.  

PRINCIPE #5 – LIMITER L'UTILISATION, LA DIVULGATION ET LA RÉTENTION

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués pour d'autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que l'individu n'y consente ou que cela soit prescrit par la loi.   Les renseignements personnels seront seulement gardés aussi longtemps qu'il est nécessaire pour l'accomplissement de ces fins.

5.1 Dans certaines circonstances décrites dans le Principe #3.1, TCI peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que l'individu le sache ou y consente.

5.2 TCI peut communiquer les renseignements personnels d'un client à :

(a) une autre entreprise de télécommunications, en vue de procurer des services de télécommunications à ce client ;
(b) une entreprise impliquée dans la provision de services d'annuaires de communications ;
(c) une personne impliquée dans le développement, la promotion, la commercialisation ou l'amélioration des services de TCI ;
(d) une agence de crédit ;
(e) des services d'urgence dans une situation d'urgence ;
(f) une personne qui, selon l’estimation raisonnable de TCI, est un agent du client ;
(g) toute autre tierce partie, sur réception du consentement du client ou sur prescription légale.

5.3 TCI peut divulguer les renseignements personnels d'un employé dans les situations suivantes :

(a) la gestion des bénéfices de cet employé ;
(b) pour procurer des référence à des employeurs potentiels, sur réception du consentement de l'employé ;
(c) tel que prescrit par la loi.

5.4 Certains employés de TCI peuvent avoir accès aux renseignements personnels de clients et/ou d'employés, aussi longtemps que leurs responsabilités exigent cet accès pour des fins commerciales. Les employés de TCI sont régis par une entente de non-divulgation qui les empêche de divulguer ou d'utiliser tout renseignement confidentiel ou personnel, et ce, pour toute autre fin que les fins commerciales mentionnées.

5.5 TCI gardera les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins identifiées, ou tel que prescrit par la loi.

5.6 En vertu des principes directeurs et des procédures établis par TCI, les renseignements personnels qui ne sont plus requis pour réaliser les fins identifiées seront détruits, effacés ou placés sous le sceau de l'anonymat.  

PRINCIPE #6 – EXACTITUDE

Les renseignements personnels seront aussi exacts, complets et à jour que possible, tel qu'exigé par les fins pour lesquelles ils sont appelés à être utilisés.

6.1 L'étendue avec laquelle les renseignements personnels seront exacts, complets et à jour dépendra de l'utilisation de ces renseignements, en prenant en considération les intérêts de l'individu. Les renseignements seront suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet de l'individu.

6.2 TCI ne mettra pas les renseignements personnels à jour de manière rouère, à moins qu'un tel processus soit nécessaire pour parvenir aux fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis.

6.3 Les renseignements personnels qui sont utilisés sur une base continue, incluant les renseignements communiqués à des tiers, devraient être généralement exacts et à jour, à moins que des limites soient clairement établies sur le plan des exigences en matière d'exactitude.  

PRINCIPE #7 – MESURES DE PROTECTION

Les renseignements personnels seront protégés par des mesures de sécurité appropriées à la sensibilité de l'information.

7.1 TCI protégera les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non-autorisés. La nature des mesures de protection variera en fonction de la sensibilité des renseignements ayant été recueillis, leur quantité, leur distribution, leur format et la méthode de stockage.

7.2 TCI protège tous les renseignements personnels, indépendamment du format sous lequel ils sont gardés.   Les méthodes de protection incluent :

(a) des mesures physiques, telles que des classeurs verrouillés et un accès restreint aux bureaux ;
(b) des mesures organisationnelles, telles que des cotes de sécurité et un accès sélectif ;
(c) des mesures technologiques, telles que l'utilisation de mots de passe et du cryptage.

7.3 TCI informe ses employés sur l'importance de maintenir la confidentialité des renseignements personnels. Les employés de TCI sont régis par une entente de non-divulgation qui les empêche de divulguer ou d'utiliser tout renseignement confidentiel ou personnel, et ce, pour toute autre fin que les fins commerciales mentionnées.

7.4 TCI agira avec prudence lors de l'élimination ou de la destruction de renseignements personnels, afin d'empêcher des tiers non autorisés d'accéder aux renseignements.  

PRINCIPE #8 – TRANSPARENCE

TCI mettra rapidement à la disposition des individus les informations spécifiques à ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

8.1 TCI rendra ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels facilement compréhensibles et accessibles, en fournissant sur demande :

(a) le nom, le titre et l'adresse de l'Agent de protection des renseignements personnels responsable des politiques et des pratiques de TCI, auquel les plaintes et les demandes de renseignements peuvent être envoyés ;
(b) les méthodes permettant d'accéder aux renseignements personnels gardés par TCI ; et
(c) une description du type d'information gardée par TCI et/ou ses filiales, incluant un rapport général de ses utilisations.

8.2 TCI rendra cette Politique de confidentialité disponible en ligne, par courrier postal ou sous le format d'une brochure à son lieu d'affaires. De surcroît, les préposés au service à la clientèle de TCI seront formés pour répondre aux demandes effectuées par le biais de la ligne sans frais du service à la clientèle de TCI. 

PRINCIPE #9 – ACCÈS DES INDIVIDUS

Sur demande, un individu sera renseigné sur l'existence, l'utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels et pourra y accéder.   Un individu sera capable de contester l'exactitude et la complétude des renseignements et les faire modifier de la manière appropriée.

9.1 Sur demande, TCI renseignera un individu si l'entreprise garde, ou non, des renseignements personnels le concernant et lui présentera une occasion raisonnable de réviser les renseignements personnels contenus dans son dossier.

9.2 TCI permettra à l'individu d'accéder à ses renseignements personnels lorsque l'individu aura fourni à TCI une demande d'accès écrite. TCI mettra la demande à la disposition de ses clients par le biais des préposés au service à la clientèle et à la disposition des employés par le biais du département des ressources humaines.   La demande renfermera assez d'informations pour permettre à TCI de fournir un rapport sur l'existence, l'utilisation et la divulgation à n'importe quel tiers de ces renseignements personnels. TCI n'utilisera cette demande que pour ce motif.

9.3 TCI répondra à la demande d'accès d'un individu à ses renseignements personnels dans un délai raisonnable et à un coût minimal, ou sans frais. Les renseignements requis seront fournis ou mis à la disposition des individus sous un format qui est généralement compréhensible.

9.4 TCI sera aussi spécifique que possible dans sa provision d'un rapport sur les tiers auxquels auront été divulgués les renseignements personnels concernant l'individu. Lorsqu'il ne sera pas possible de fournir une liste des organisations auxquelles TCI a en effet divulgué les renseignements concernant un individu, TCI fournira une liste d'organisations auxquelles elle pourrait avoir divulgué des renseignements concernant l'individu.

9.5 Dans certains cas, TCI ne sera pas capable de donner à l'individu un accès à ses renseignements personnels. Par exemple, TCI ne fournira pas un accès aux renseignements lorsque ces renseignements seraient accessibles à un coût prohibitif ; lorsque les renseignements comportent des références à d'autres individus ; lorsque les renseignements ne peuvent être divulgués pour des raisons légales, de sécurité ou des raisons d'intérêt commercial ; lorsque les renseignements sont sujets à des privilèges procureur-client ou de procédures ; ou lorsque les renseignements pourraient être plus facilement disponibles par le biais d'autres sources (par exemple, par l'entremise d'un médecin).   Dans chaque cas, TCI fournira les raisons de son refus à tout accès aux renseignements personnels.

9.6 Lorsque qu'un individu démontre avec succès l'inexactitude ou l'incomplétude de ses renseignements personnels, TCI apportera les modifications requises. Selon les renseignements contestés, les amendements incluent la correction, la suppression ou l'ajout de renseignements. Lorsque approprié, les renseignements modifiés seront transmis à des tiers ayant accès aux renseignements en question.

9.7 Lorsqu'une objection n'est pas résolue à la satisfaction d'un individu, TCI consignera l'essentiel de l'objection n'ayant pas été résolue. Lorsque approprié, l'existence de l'objection n'ayant pas été résolue sera transmise à des tiers ayant accès aux renseignements en question. 

PRINCIPE #10 – REMISE EN CAUSE DE LA CONFORMITÉ

Un individu pourra adresser son objection en matière de conformité aux principes susmentionnés auprès de l'Agent de protection des renseignements personnels de TCI.

10.1 TCI maintiendra des procédures de réception et de réponse aux plaintes et aux demandes de renseignements concernant ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.   TCI n'épargnera aucun effort pour assurer que ses procédures sont facilement accessibles et faciles à utiliser.

10.2 TCI informera les individus demandant des renseignements ou déposant des plaintes de l'existence de procédures appropriées aux dépôts de plaintes.

10.3  La personne ou les personnes responsables de la conformité à cette Politique de confidentialité pourra, lorsque approprié, demander des avis externes avant de présenter une réponse finale aux plaintes des individus.

10.4 TCI fera une enquête pour toutes les plaintes.   Si une plainte s'avère justifiée, TCI prendra les mesures appropriées, incluant, si nécessaire, l'amendement de ses politiques et de ses pratiques.


La Loi sur les renseignements personnels et les documents électroniques gouverne la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels dans le secteur du commerce.
En vertu de la loi, TCI est obligé d'adhérer à dix principes de confidentialité, énoncés dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de normalisation.